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WDR.deComputerJörg SchiebE-Mails archivieren - dem Finanzamt zuliebe
April 2010
Huch, was muss ich da lesen? Wenn es das Finanzamt ganz genau nimmt (und mein Finanzamt nimmt es ganz genau!), dann reicht es nicht aus, eine als PDF-Attachment zugeschickte und zu Hause ausgedruckte Rechnung in den Steuerunterlagen abzuheften und später dem Finanzamt vorzulegen. Nein, die Steuerbürokratie verlangt, dass auch die E-Mail archiviert wird, mit der die Rechnung gekommen ist. (E-Mail ausdrucken zählt nicht.) Wohlgemerkt: Die E-Mail muss elektronisch archiviert werden! Das raten zumindest Fachleute, die sich mit sowas auskennen.
Also: Im Zweifel eintreffende E-Mails mit Rechnungen also künftig nicht mehr löschen, sondern sicher archivieren. Etwa auf CD/DVD. Der Gesetzgeber hat sogar 
konkrete Vorstellungen, wie lange die Belege aufbewahrt werden müssen: Zehn Jahre. Gab es da nicht einige Politiker, die sich für Entbürokratisierung stark machen wollten? Das wäre doch ein guter Zeitpunkt, den Worten Taten folgen zu lassen. ;-)
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Kleiner Tipp, wie man E-Mails (z.B. aus Outlook) auf CD-Rom speichert, wäre super! Ich habe nämlich keine Ahnung, was ich da anklicken soll...
Renate am 28.10.07 16:10
E-Mails auf CD-Rom speichern??? Diese Frage kann sicherlich im angeklickt-Forum beantwortet werden.
nachdenker am 28.10.07 17:21
...und dann wäre da noch die Frage, ob die selbstgebrannten CDs überhaupt 10 Jahre lang lesbar bleiben ;-)
Mattes57 am 29.10.07 9:21
...und wenn sie dann noch lesbar sind, wo wir dann die dazu notwendigen CD-ROM Laufwerke her bekommen ;-)
Greenbond am 29.10.07 15:02
Hallo,
es ist noch viel schlimmer: Die E-Mails müssen revisionssicher und im Original gespeichert werden. Es muß sichergestellt werden, dass der "umsatzsteuer-relevante Teil der Rechnung" unverändert archiviert wird.
Bevor jetzt alle auf die Barrikaden gehen: Das betrifft nur Geschäftsleute und keine Provatpersonen. Die können die Mehrwertsteuer eher nicht absetzen.
Carsten am 29.10.07 16:09
Hallo,
also das Kopieren auf CD, oder sonstwohin, ich würde vorschlagen: erstellen Sie einen Unterordner im Posteingang für Finanz-Mails, dann definieren Sie eine besondere Archivierungs-Regel für diesen Ordner. Dabei können Sie den Ausgabepfad auswählen. Diese Datei dann kann dann auf jedes beliebige Medium kopiert werden.
ktn am 31.10.07 10:01
Viel einfacher: Die gute alte Rechnung auf Papier. Kostet allerdings eventuell ein wenig Extra, müsste aber für jeden Geschäftsvorgang zu haben sein.
Klaus Redlich am 15.11.07 19:15
Wie soll das Finanzamt denn bitte feststellen, ob das Word-Dokument mit der Rechnung beim Rechnungssteller oder bei mir ausgedruckt wurde???
(Vielleicht benutzen wir sogar das gleiche Laserdruckermodell...)
Felix am 22.11.07 11:23
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